1. FORMALIZACION
¿QUE
ES FORMALIZACION?
La formalización representa el uso de
normas en una organización. La codificación de los cargos es una medida de la
cantidad de normas que definen las funciones de
los ocupantes de los cargos, en tanto que la observancia de las normas es una
medida de su empleo.
La formalización aparece naturalmente
cuando las organizaciones crecen, sea por el estilo de gestión o por condiciones de su entorno,
algunas instituciones desarrollan
características extremas, perdiendo flexibilidad. Las sucesivas generaciones de
dirigentes que la organización pone al frente crean condiciones de distorsión
de la formalización. .
En resumen la formalización es una
técnica organizacional de prescribir como, cuando y quien debe realizar las
tareas.
¿QUE
ES UNA EMPRESA FORMAL?
Es la
organización basada en una
división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con
algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la
organización planeada; la que está en el papel.
Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc. En otros términos,
es la organización formalmente oficializada.
¿QUE
SON BUENAS PRÁCTICAS EMPRESARIALES?
Las buenas prácticas
empresariales hacen referencia a cualquier actuación de una organización, que
mejore en forma significativa un producto, un proceso o una situación. Se dan
en empresas que presentan estrategias y acciones dirigidas a lograr
negocios rentables pero conscientes de los actores que las rodean, desde el
medio ambiente hasta sus colaboradores y pueden darse en cualquier ámbito de la
empresa: diseño de políticas, gestión de servicios u optimización de procesos,
entre otras.
¿POR QUE SE DEBE FORMALIZAR UNA EMPRESA?
En un mundo cada vez más competitivo,
formalizar una empresa es actuar dentro del marco de las disposiciones legales
del país, obteniendo de este modo beneficios y adquiriendo responsabilidades
formales. A través de la formalización el empresario puede acceder a los
diferentes servicios que promueven su competitividad, sostenibilidad y
rentabilidad, lo que le permite insertarse en nuevos mercados y relacionarse
con otras empresas que forman parte de los diferentes eslabones de las cadenas
productivas, los clúster y las redes de colaboración y obtener beneficios
fiscales como lo son los de la ley 1429.
¿QUE
OPORTUNIDADES Y BENEFICIOS SE TIENEN AL SER FORMAL?
Reconocimiento: Cuando soy formal, entro a ser miembro
activo de la comunidad empresarial. Es una carta de presentación frente a los
clientes, entidades financieras, proveedores, inversionistas, empleados y el
Estado, entre otros.
Tranquilidad: Puedo desarrollar mi negocio
abiertamente y sin restricciones, mis trabajadores están seguros y evito
incurrir en gastos extraordinarios que afecten la viabilidad de mi empresa,
como indemnizaciones y posibles sanciones a trabajadores no afiliados.
Seguridad: La formalidad evita ser víctima de
chantajes. Si mi negocio es seguro. Yo estoy seguro y genero confianza.
Estabilidad: La formalidad permite a las empresas
acceder a instituciones y programas del Estado.
¿QUE
SE DEBE TENER EN CUENTA PARA CREAR UNA EMPRESA FORMAL?
¿QUE ES EL PLAN DE NEGOCIO?
El plan
de negocio o plan de empresa es una declaración formal de los
objetivos de negocio, recogidos por escrito en un documento, que desarrolla,
sistematiza e integra las actividades, estrategias de negocio, análisis de la
situación del mercado y otros estudios que son necesarios para que una idea de negocio se convierta
en una empresa viable, y en el cual se recoge la idea de rentabilidad del
negocio.
¿QUE DEBE CONTENER EL PLAN DE NEGOCIO?
Resumen ejecutivo: este resumen le permitirá a la
persona (empresario, inversionista, Evaluador,
integrante del proyecto, entre otros) tener un panorama general sobre la razón.
De ser del negocio, el alcance y su estrategia de crecimiento. El resumen
ejecutivo debe Contener los siguientes ítems:
✔ Concepto del negocio: nombre, objetivos,
descripción del producto y/o servicio, público objetivo.
✔ Valoración del riesgo de inicio en los
aspectos técnicos, mercados, administrativo, financiero, legal, ambiental.
✔ Conocer las necesidades del equipo de
trabajo, en cuanto a perfiles, la formación, y Habilidades, destrezas y
competencias que se requiere para cada miembro.
✔ Diseño de estrategia de innovación y
diferenciación de la competencia.
✔ Mercado actual y potencial en cifras.
✔ Ventaja competitiva y propuesta de
valor.
✔ Inversión requerida.
✔ Tiempo de recuperación de la inversión
✔ Proyecciones de ventas y viabilidad
financiera.
Descripción del negocio: de dónde surge la idea de negocio,
cuáles son los antecedentes, la actividad económica, el público objetivo, las
ventajas competitivas y la localización geográfica.
Plan estratégico de mercadeo: el plan de mercadeo es el camino que
el empresario se traza desde el comienzo, para tener un norte claro de conocer
quién es el cliente, dónde está ubicado, Qué compra, en qué condiciones, cuándo
y cómo lo hace, y qué espera recibir después de tomar una decisión. Esto nos da
la pauta sobre el devenir de la empresa en términos comerciales y de mercado.
En el plan deben estar especificados el público objetivo, las metas por
alcanzar en cada período de tiempo, el porcentaje de mercado que se quiere
penetrar, las estrategias, tácticas y actividades que se implementarán para
lograr los objetivos, y las necesidades de recursos técnicos, tecnológicos y
humanos; igualmente se debe tener presente a la competencia, para generar
estrategias diferenciadas. El plan de mercadeo requiere una investigación
inicial basada en fuentes primarias y secundarias, que le permiten a la persona
tener un escenario claro del propio negocio, con un estudio profundo de las
necesidades de los clientes, así como de realizar una adecuada mezcla de
mercadeo: producto, precio, plaza y promoción. En cuanto a las ventas, el
equipo de trabajo debe ser seleccionado rigurosamente, detallando en cada
miembro las cualidades, actitudes y habilidades; además los integrantes del
equipo de trabajo deben tener capacidad de identificación de nuevos clientes y
nuevos mercados, y conocimiento del producto y/o servicio que van a ofrecer.
Estructura innovadora y tecnológica: permite conocer la disponibilidad de
maquinaria y equipo que se va a utilizar, usos eficientes de energía, la
relación de horas máquina/hombre, asignación de materias primas, condiciones de
inversión, diseños de empaques, oferta de servicios, racionalización de
procesos. Estructura de costos, proveedores y suministros: sobre este aspecto
se deben identificar los costos variables y fijos para la producción del bien o
servicio; de la misma manera hay que tener presente el proceso de selección de
proveedores a partir de identificar la cadena de abastecimiento y sus
condiciones logísticas, teniendo en cuenta la calidad de su trabajo, los
tiempos de respuesta, la ubicación, la garantía que ofrecen y las políticas de
pago; también, la frecuencia de suministros y la rotación de inventario.
Organización y recursos humanos: es necesario que se estructure un
organigrama que se adecue al tipo de organización que se va a tener, que defina
claramente las líneas de mando y el flujo de comunicación entre las diferentes
áreas. La misión y la visión deberán ser redactadas por un equipo de trabajo
interdisciplinario y socializar a todos los empleados para que sean incorporadas
por éstos en su quehacer diario. De igual manera, se deben definir las
políticas internas que orientarán sobre el funcionamiento general del negocio,
y los derechos y deberes que tendrán los empleados; y para el buen desempeño de
las labores habrá que facilitar las herramientas a fin de que los colaboradores
puedan ejercer sus tareas de forma efectiva y eficiente. En cuanto a la
contratación de personal, se deberán seguir los lineamientos exigidos por la
normatividad vigente por el Estado, y verificar con anticipación el proceso
contractual, es decir, las entidades e instituciones públicas y privadas que intervienen,
tiempos de respuesta y costos.
Análisis financiero: es necesario definir la estructura financiera
del negocio, que está soportada en el patrimonio, el capital de trabajo, los
costos, las inversiones previstas, las fuentes de financiación, el flujo de
caja, la contabilidad y la rentabilidad. Se requiere tener un balance general
de inicio, y seguimiento de los indicadores básicos financieros que son
liquidez, endeudamiento, rentabilidad y de actividad Aspectos formales y
estructura legal que tendrá el negocio: se refiere a todos aquellos trámites
administrativos y legales necesarios que deben llevarse a cabo para constituir una
empresa, y el régimen fiscal al que deberá responder.
3ro FUNCIONAMIENTO Y OPERACION LEGAL
4to OTROS TRAMITES COMPLEMENTARIOS
4 OTROS TRÁMITES COMPLEMENTARIOS
Registros y permisos sanitarios INVIMA: En Colombia, la fabricación, importación, exportación, envase y
comercialización de algunos productos de consumo humano está regulado por la
legislación sanitaria y se requiere un registro ante el INVIMA –Instituto
Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos–, registro que permite
avalar la calidad del producto y su aptitud para el consumo humano.
El registro sanitario es un documento expedido
por el INVIMA que faculta a una persona por diez años para producir,
comercializar, importar, exportar, envasar, procesar y/o expender productos de
consumo humano determinados en las normas sanitarias.
Registro
de marcas ante la Superintendencia de Industria y Comercio –SIC: La marca es un signo distintivo7, sirve para
diferenciar en el mercado productos, servicios y permitir a los consumidores
hacer una buena elección de aquello que desean consumir en relación con los
demás productos o servicios que se ofrecen en el mercado por parte de los
competidores.
El registro que se realiza para proteger el
derecho al uso exclusivo de un signo distintivo se debe hacer ante la
Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), el otorgamiento de este
registro protege la titularidad y exclusividad del signo durante el término de
diez años, renovable por términos iguales.
El derecho al uso exclusivo comprende la
facultad del titular de impedir que terceros no autorizados usen el signo o
signos similarmente confundibles para los mismos bienes o servicios o aquellos
vinculados competitivamente. Esta facultad se ejerce mediante las acciones
judiciales ante los jueces civiles del circuito y/o las acciones
administrativas respectivas.
Licencias ambientales - Área Metropolitana:
Una licencia es la autorización que toda persona
natural o jurídica, pública o privada debe obtener ante el Área Metropolitana
del Valle de Aburrá, “para la ejecución de un proyecto, obra o actividad, que
de acuerdo con la ley y los reglamentos pueda producir deterioro grave a los
recursos naturales renovables o al medio ambiente o introducir modificaciones
considerables o notorias al paisaje; la cual sujeta al beneficiario de esta, al
cumplimiento de los requisitos, términos, condiciones y obligaciones que la
misma establezca en relación con la prevención, mitigación, corrección,
compensación y manejo de los efectos ambientales del proyecto, obra o actividad
autorizada” (Decreto 1220 de 2005 - Decreto 500 de 2006). Documentos que debe
anexar a la solicitud:
✔ Formulario
SINA.
✔ Certificado
de existencia y representación legal actualizada.
✔ Descripción
explicativa del proyecto: actividad, localización.
✔ Descripción
de las características ambientales generales Del área de localización del
Proyecto.
✔ Estudio
de impacto ambiental en original y medio magnético.
✔ Costo
del proyecto.
Para el caso minero, se debe anexar
adicionalmente:
✔ Copia
del Plan de Trabajo y Obras (PTO).
✔ Copia
de constancia de radicación ante la autoridad minera.
Con fundamento en la información y en la visita
técnica, que generalmente realiza la Subdirección Ambiental, se determina si se
requiere plan de manejo ambiental, licencia ambiental o permiso especial.
Permiso
de vertimientos - Área Metropolitana: El permiso que toda persona natural o jurídica, pública o privada, debe
obtener ante el Área Metropolitana del Valle de Aburra cuando sea necesario
incorporar a las aguas sustancias o desechos, los cuales no podrán verterse sin
tratamiento. Lo anterior, para efectos de evitar la contaminación de las aguas,
causar daño o poner en peligro la salud humana o el normal desarrollo de la
flora o fauna, o impedir u obstaculizar su empleo para otros usos (Decreto 1594
de 1984 – Decreto 1541 de 1978 - Decreto 2811 de 1974).
Documentos
que debe anexar a la solicitud:
✔ Formulario
SINA.
✔ Certificado
de existencia y representación legal actualizada.
✔ Certificado
de libertad y tradición del predio (fecha de expedición no superior a tres
meses).
✔ Plano de
localización.
✔ Características
de la fuente que originará el vertimiento.
✔ Clase,
calidad y cantidad de descargues.
✔ Diseño y
planos del sistema de tratamiento propuesto.
✔ Memorias
técnicas.
✔ Costo del
proyecto.
✔ Caracterización
de muestreo: si la empresa va a empezar a verter por primera vez, no requiere caracterización de muestreo.
Lista de
chequeo: Para el cumplimiento de
los requisitos legales exigidos para la constitución, funcionamiento y cierre
de empresas le recomendamos seguir esta lista de chequeo.
¿QUE
PASOS SE DEBEN SEGUIR PARA CERRAR UNA EMPRESA?
Todo comerciante, al momento de cerrar su empresa, debe
tener en cuenta que no puede dejar compromisos y obligaciones pendientes ni con
acreedores, proveedores, Estado, clientes, empleados, bancos, entre otros. El
ejercicio de la actividad económica implica responsabilidad, seriedad y
compromiso. Por eso en el marco de una libre iniciativa económica y una libre
empresa no se puede defraudar a ningún grupo de interés.
Para el cierre de una empresa:
✔ Tenga presente que todas las acreencias
laborales (salarios, indemnizaciones, prestaciones
Sociales, vacaciones, aportes a la seguridad social,
aportes parafiscales) estén satisfechas.
✔ Obtenga los Paz y salvos o realice
acuerdos de pago con sus proveedores por mercancías, equipos, asesorías,
servicios u otros conceptos relacionados con la empresa.
✔ Acérquese a los establecimientos de
crédito y obtenga los paz y salvos o realice acuerdos de pago de los saldos a
deber en sus obligaciones crediticias.
✔ Busque orientación e información con
personas idóneas en cómo liquidar definitivamente las empresas sin dejar
asuntos legales y comerciales sin resolver. En el día de mañana la falta de
diligencia puede comprometer seriamente su patrimonio individual y el de su familia.
Para el trámite legal de cierre siga estos pasos:
Las personas naturales
✔ Deben estar al día con la renovación en
Cámara de Comercio, con los impuestos de
Industria y Comercio y no tener ninguna obligación
pendiente con la DIAN.
✔ Solicitar en la Cámara de Comercio el
formato de cancelación de matrícula y entregarlo personalmente en las taquillas
o debidamente autenticado. Después llevar el certificado especial que la Cámara
de Comercio le entrega de su cancelación de matrícula a Industria y Comercio y
a la DIAN, para que allí inactiven su RUT y cesen sus obligaciones fiscales.
Las
personas jurídicas
✔ Deben estar al día con la renovación en
Cámara de Comercio, con los impuestos de Industria y Comercio y no tener
ninguna obligación pendiente con la DIAN.
✔ Elaborar acta de disolución. Si al
constituir la empresa lo hizo por escritura pública, debe llevar el acta de
disolución ante notario, para reducirla a escritura pública. Registrar el acta
o escritura de disolución ante la cámara de comercio correspondiente al
municipio del domicilio de la empresa.
Disolución: acto jurídico que abre proceso de liquidación
por las causales previstas en la Ley o en los estatutos. Ante esta situación,
la sociedad mantiene su personalidad jurídica pero no podrá continuar
explotando el objeto para el que fue constituida, porque solamente subsistirá
para efectos de su liquidación.
✔ Elaborar acta de liquidación y
presentarla para registro ante la cámara de comercio correspondiente al
municipio del domicilio de la empresa.
Liquidación:
acto jurídico que está constituido por todas las operaciones posteriores a la disolución,
que son necesarias y precisas para dar fin a los negocios pendientes, pagar el pasivo,
cobrar los créditos y reducir a dinero todos los bienes de la sociedad, para
repartirlo entre los socios.
✔ Posteriormente llevar el certificado que
la cámara de comercio le entrega de su cancelación de matrícula, a Industria y
Comercio y a la DIAN para que allí inactiven su registro e inscripción y cesen
sus obligaciones fiscales.
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